Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

I. Zweck und Anwendungsbereich

Das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG), welches am 01.01.2023 in Kraft getreten ist, soll Menschenrechte und Umwelt in der globalen Wirtschaft besser schützen.

Um diesen Zielen gerecht zu werden, haben wir ein wirksames Beschwerdeverfahren nach dem § 8 LkSG eingerichtet. So sollen Verstöße gegen das LkSG möglichst vermieden beziehungsweise frühzeitig erkannt werden, um mögliche negative Folgen für Betroffene zu vermeiden.

Über das Beschwerdeverfahren können Geschäftspartner*innen, Kund*innen und sonstige Dritte insbesondere Hinweise auf Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten und die damit einhergehenden Risiken geben, auf Wunsch auch anonym.

Zu den menschenrechtlichen Pflichten zählen hier unter anderem das Verbot von Kinderarbeit, der Schutz vor Sklaverei und auch das Verbot der Missachtung des Arbeitsschutzes. Zu den umweltbezogenen Aspekten gehören zum einen Stoffe, welche eine Gefährdung von Menschen und Umwelt darstellen und zum anderen Handlungen oder Umstände, die unter Umständen zu Verletzungen von Menschenrechten führen können.

Im Folgenden haben wir durch eine Verfahrensordnung die Meldekanäle, die Zuständigkeiten sowie den genauen Ablauf einer Meldung beschrieben.

II. Meldekanäle

Um den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene zu garantieren, haben wir eine unabhängige Vertrauensstelle eingerichtet, die atarax Unternehmensgruppe.

Zur vollständigen Wahrung der Vertraulichkeit, stehen folgende Kommunikationswege zur Verfügung:

• Whistleblower-Telefonhotline unter: 0049 / 160 / 96210839 (Montag - Freitag von 08.30 - 17.00 Uhr, außer an Feiertagen)
• Per E-Mail an: compliance@atarax.de
• Über ein Hinweisgeber-Portal mit Kontaktformular. Mit dem Link werden Sie an das Hinweisgeber-Portal der atarax Unternehmensgruppe weitergeleitet. Selbstverständlich wird bereits diese Weiterleitung nicht zurückverfolgt.
• Schriftliche Meldung auf dem Postweg an: atarax Unternehmensgruppe, Luitpold-Maier-Str. 7, D-91074 Herzogenaurach
• Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten.

III. Verfahren

Im Folgenden möchten wir den genauen Ablauf einer Meldung darlegen.

a) Eingang des Hinweises

Nach Eingang der Meldung erhält die hinweisgebende Person fristgerecht eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle. Dies gilt auch für den Fall einer anonymen Meldung über den Postweg, sofern ein zur Abgabe von anonymen Meldungen vorgesehener Meldekanal, wie z. B. über einen Dritten (Anwalt bzw. beauftragte Person) genutzt wird oder eine anderweitige anonyme Kontaktmöglichkeit hinterlassen wird.

b) Prüfung, Sachverhaltsaufklärung und Abhilfemaßnahmen

Im Anschluss daran wird die Meldung sorgfältig auf ihre Plausibilität geprüft. Sollten weitere Informationen notwendig sein, wird die Meldestelle, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten, um weitere Informationen zu erlangen.

Bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Verstoß werden gegebenenfalls eine interne Untersuchung sowie möglicherweise weitere entsprechende Folge- bzw. Abhilfemaßnahmen (z. B. Verbesserung interne Prozesse) eingeleitet.

Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses, insbesondere im Hinblick auf die Identität der hinweisgebenden Person, sowie unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange bearbeitet. Ferner wird der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet.

Eine Benachteiligung oder Bestrafung der hinweisgebenden Person aufgrund einer Beschwerde über einen tatsächlichen oder vermuteten Verstoß wird grundsätzlich nicht geduldet. Zu diesem Zwecke haben wir insbesondere eine unabhängige Meldestelle und die Möglichkeit, eine anonyme Meldung abzugeben, eingerichtet.

Mit den hinweisgebenden Personen wird, sofern möglich, entsprechend der jeweils gesetzlichen Vorgaben Kontakt gehalten und gegebenenfalls der Sachverhalt erörtert. Zudem werden die Hinweisgebenden fristgerecht über den Gang des Verfahrens unterrichtet.

Eine Weitergabe mitgeteilter Informationen erfolgt nur an diejenigen Personen, die hiermit zur Bearbeitung der Meldung befasst sein müssen, soweit dies zur Sachverhaltsermittlung zwingend erforderlich ist.

Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert, aufbewahrt und gelöscht.

c) Wirksamkeitskontrolle

Unser Beschwerdeverfahren wird regelmäßig hinsichtlich seiner Wirksamkeit geprüft und bei Bedarf verbessert.